POLITIQUE DE TRAITEMENT DES DONNÉES
Préambule
Aptic s’engage à ce que les traitements de données personnelles effectués dans le cadre de son activité soient conformes au règlement européen n° 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) à caractère personnel et à la loi Informatique et Libertés.
La présente charte vise à vous expliquer de quelle manière nous utilisons vos données à caractère personnel et les droits dont vous disposez à cet égard.
Dans le cadre de la règlementation, le responsable de traitement de vos données à caractère personnel est la Société APTIC.
Dans un souci de clarté, Aptic met à disposition une version simplifiée de notre politique de confidentialité. Celle-ci est complétée par une annexe constituée d’un tableau détaillant le traitement apporté aux données à caractère personnel.
Quels traitements sont apportés à vos données par notre cabinet ?
Le cœur de métier d’Aptic est d’apporter du conseil en recrutement et en ressources humaines. Ainsi, le traitement apporté aux données personnelles collectées aura pour objectif principal d’apporter une qualité de conseil en recrutement ou RH importante, où la confiance et la confidentialité permettra à chacun, d’atteindre son objectif.
Les données à caractère personnel peuvent en fonction de la finalité du traitement être : collectées, utilisées, enregistrées, consultées, transmises, effacées et ou détruites.
Traitement apporté aux données personnelles des utilisateurs de notre site internet
Notre site internet est accessible à l’adresse : https://www.cabinet-aptic.com/(ci-après le « Site »). Par son intermédiaire, nous sommes amenés à collecter des données d’identification (en particulier nom et prénoms, adresse e-mail, numéro de téléphone et éventuellement des informations professionnelles) lorsque vous remplissez le formulaire de contact, ainsi que des données relatives à votre navigation sur le Site.
La finalité du traitement peut être la gestion d’une demande, d’une réclamation ou d’un dysfonctionnement lors de votre visite du Site. Elle peut également être la transmission d’information ultérieure.
La base légale de traitement est notre intérêt légitime lors de la gestion d’un dysfonctionnement du Site ou votre consentement pour les autres sujets ( article 6.1 a et f du RGPD).
Traitement apporté aux données personnelles des Clients, Prospects ou fournisseurs
Pour mener à bien nos missions de conseil, nous sommes amenés à collecter des données à caractère personnel de nos contacts, de nos clients ou fournisseurs. Les données d’identification peuvent notamment être : nom, prénom, coordonnées professionnelles, fonction et nom de l’employeur / Entreprise mais également des données d’ordre économique et financière.
La finalité du traitement de ces données d’identification sont :
- La gestion de la comptabilité des contrats,
- La gestion des obligations légales,
- La réalisation des obligations contractuelles,
- L’organisation de rendez,
- L’envoi d’informations relatives à l’activité d’Aptic ou l’évolution du marché de l’emploi.
La base légale de traitement est dans ces cas notre intérêt légitime, l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale à laquelle Aptic est soumis, ou bien un consentement ( article 6.1 a, b, c et f du RGPD).
Traitement apporté aux données personnelles de nos Candidats
De la même manière, Aptic collecte des informations à caractère personnel sur nos candidats, notamment : Nom, Prénom, date et lieu de naissance, nationalité, civilité, numéro et date de validité d’un titre de séjour valant autorisation de travail, situation et ambition professionnelle et cv, formation…ou toutes autres informations communiquées spontanément au Cabinet par le candidat.
Cette collecte d’informations se réalise directement auprès d’un candidat lors de sa candidature ou par le biais d’un tiers ( jobboards professionnels par exemple).
La finalité de ce recueil est d’analyser la compatibilité d’un profil à une offre d’emploi à pourvoir et gérer le processus de recrutement. Ainsi les données peuvent être collectées, utilisées, enregistrées, consultées, transmises, effacées et ou détruites.
La base légale de traitement est dans ces cas notre intérêt légitime, l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale à laquelle Aptic est soumis, ou bien un consentement ( article 6.1 a, b, et f du RGPD).
Traitement apporté aux données personnelles de nos Salariés
Enfin, lorsqu’un candidat est recruté en interne au sein de notre cabinet, nous sommes amenés à recueillir des données à caractère personnel supplémentaires, notamment extrait de casier judiciaire, coordonnées bancaires, contact en cas d’urgence et lien de parenté…
Ceci est réalisé afin de contractualiser l’engagement de travail et gérer le candidat qui devient salarié.
La base légale des traitements sur les données personnelles est notre intérêt légitime, l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale à laquelle Aptic est soumis mais également dans le cadre de la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernées ( article 6.1 a, b c, d et f du RGPD).
Traitement apporté des données personnelles, compléments d’informations
Dans une démarche de simplification, nous n’avons pas noté ci-dessus toutes les données personnelles collectées. Aussi, pour bénéficier d’une information exhaustive sur les différents traitements de données personnelles réalisés ainsi que le détail des informations personnelles traitées, nous vous invitons à consulter l’annexe à la présente politique.
Changement de finalité de traitement
De manière raisonnable, nous pourrons être amenés à utiliser vos données pour une autre finalité dans la mesure où celle-ci est compatible avec la finalité initiale. Par exemple : vous informez de l’évolution du marché.
Si nous avons besoin d’utiliser vos Données Personnelles à des fins non connexes, la base légale nous permettant de le faire vous sera communiquée.
Il est à noter que lorsque cela est exigé ou permis par la loi, nous pouvons être amené à apporter un traitement à vos données personnelles sans vous en informer et sans votre consentement, conformément aux dispositions ci-dessus.
Combien de temps, vos données sont-elles conservées ?
La conservation de vos données personnelles se limite strictement à la réalisation des finalités décrites ci-dessus et annexe. Ainsi, tant que la finalité de la collecte de vos données n’a pas été atteinte, nous conservons les données à caractère personnel.
Vos données personnelles sont supprimées à l’expiration de ces durées de conservation. Néanmoins ces données pourront être conservées au-delà en archives à accès restreint, à des fins probatoires en cas de litige ou à des fins justificatives auprès d’organismes extérieurs ou d’autorités administratives conformément à la loi et aux délais de prescription qui nous en obligeraient.
Par exemple, dans le cadre d’une relation commerciale, nous sommes tenus par la loi et les règlementations de conserver certains renseignements sur nos partenaires indépendants, clients et ou fournisseurs (y compris les contrats, les preuves d’identité, données financières et transactionnelles) pour une période pouvant aller jusqu’à 10 ans à l’issu du contrat, notamment à des fins fiscales.
Nous pouvons être amenés à anonymiser vos Données Personnelles. Ce procédé consiste à rendre impossible, en pratique, toute identification de la personne par quelque moyen que ce soit et de manière irréversible. Cette anonymisation a pour objet la création de statistiques.
Conformément aux dispositions règlementaires, nous pouvons utiliser ces données anonymes sans vous en informer.
Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont uniquement destinées à nos services internes ayant strictement besoin d’y avoir accès (salariés, stagiaires et éventuellement des consultants externes dans la limite d’un projet) pour les seules finalités susmentionnées. Aptic fait partie d’un groupe composé des sociétés suivantes : Aptic, Aptic Solutions et Aptic Contracting. Ce groupe partage les mêmes services et outils.
Nous ne transférons aucune donnée personnelle en dehors de l’Espace Economique Européen, sauf si le traitement de votre dossier l’exige. Aptic vous en informera préalablement et prendra toutes les mesures nécessaires afin de s’assurer que le transfert et le traitement de vos données personnelles hors de l’Espace Economique Européen présentent toutes les garanties adéquates.
Lorsque cela serait nécessaire ou appropriée, vos Données Personnelles pourront être communiquer à des tiers (qui ne sont pas membres du groupe Aptic) dans les cas de figure visés ci-dessous :
- À nos clients dans le cadre de notre activité de placement,
- A l’administration dans le cadre d’élections sociales, conformément aux restrictions de la législation applicable. En particulier, les informations suivantes peuvent être transmises au client : votre nom, votre adresse (e-mail), votre date de naissance, votre statut, votre période d’emploi avec le client ainsi que votre numéro de registre national (si nécessaire pour vous identifier en cas de vote électronique).
- À des sociétés et particuliers qui effectuent des prestations pour nous. Des exemples de prestataires de services incluent notamment: la fourniture de services relatifs à la paie afin de nous permettre de rémunérer nos salariés permanents et salariés intérimaires, le contrôle des antécédents et services de vérification, les installations de stockage des données dans le Cloud, l’hébergement de nos serveurs Internet, la gestion des candidatures à nos offres d’emplois via notre fournisseur externe Tool4staffing, Pipedrive, Hubspot et TalentPlug ; l’analyse de données et la création de statistiques ainsi que les services juridiques, comptables, d’audit et autres services professionnels notamment au niveau marketing.
- Aux agences gouvernementales y compris, la police et autres instances de forces de l’ordre, les autorités de réglementation et de surveillance, les agences de contrôle de crédit ainsi que les tiers qui effectuent divers contrôles dont notamment en rapport avec le terrorisme.
- Afin d’être en conformité avec la règlementation applicable, si la loi exige une telle divulgation, afin d’empêcher un crime, de protéger la sûreté nationale ou de la détection ou la prévention des fraudes;
- Si la protection des droits ou la propriété d’Aptic le nécessite, de même que pour protéger la sécurité personnelle des particuliers qui utilisent notre site ou bien des membres du public.
- Aux tiers auxquelles nous choisissons de vendre, transférer, ou de fusionner des parts de notre entreprise ou nos actifs. En outre, nous pourrions être amenés à acquérir d’autres entreprises ou de fusionner avec elles.
- Aux consultants en informatique et fournisseurs de services que nous pourrions désigner pour le traitement des données ou pour le développement et la maintenance des outils utilisés.
En fonction de la nature de la prestation de services et de sa nécessité, nous imposerons à nos fournisseurs et sous-traitants à travers les contrats qui nous lient à ces derniers, des obligations de sécurité, de confidentialité et toutes autres obligations nécessaires.
Vos Données Personnelles ne seront traités par eux que si cela est conforme à la loi et à nos instructions. En aucun cas, vos Données Personnelles ne seront traités pour leurs finalités propres. A l’issu du contrat commercial, nous nous assurerons que vos Données Personnelles nous soient retournées en toute sécurité ou bien détruites (ou anonymisées afin que vous ne puissiez plus être identifié).
Certains de ces tiers sont également responsables du traitement de vos Données Personnelles pour leurs propres finalités (autorités fiscales). Il est possible que nous ne puissions pas imposer des obligations ou des restrictions vis-à-vis de tels responsables pour ce qui est de la manière dont ils traitent vos Données Personnelles.
Quelles mesures de sécurités apportons-nous à vos données.
Conformément aux règlements applicables, nous avons mis en place des process des sécurité physiques, techniques et organisationnelles afin de garantir la sécurité de vos données de tout accès interdit, intrusion, dégradation ou destruction.
Ces mesures incluent la mise en place de technologies spécifiques conçues pour protéger votre vie privée, comme des serveurs sécurisés, la sauvegarde des données personnelles au sein d’un système redondé, des pare-feu et le cryptage SSL ou encore l’accès sécurisé par login et mot de passe, une politique de fréquence de renouvellement de mot de passe exigeant .
Chaque personne ayant accès à vos données sont soumis à une stricte obligation de confidentialité et sont dûment autorisés.
Tout prestataire ayant accès à vos données mette en œuvre des mesures de sécurité au moins équivalentes à celles mises en place par nos soins.
Quels sont vos droits à l’égard de vos données personnelles ?
Conformément à la Réglementation Applicable et sous réserve des éventuelles limites applicables, vous disposez sur vos données personnelles des droits détaillés ci-dessous.
Le droit d’information
Vous disposez du droit d’obtenir des informations claires, transparentes, compréhensibles et aisément accessibles sur la manière dont le Cabinet traite vos données personnelles et sur les droits dont vous disposez à l’égard de vos données.
Le droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données personnelles
Le droit d’accès vous permet d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées, d’y accéder et d’en obtenir une copie le cas échéant.
Dans le cas où les données personnelles vous concernant traitées par le Cabinet seraient incomplètes, obsolètes ou non conformes, vous disposez alors du droit d’en demander la rectification.
Enfin, sous réserve des exceptions prévues par la Réglementation Applicable, vous disposez du droit de demander à tout moment l’effacement des données personnelles vous concernant et ce, notamment (sans que cette liste soit limitative) :
- lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard de la finalité du traitement initial ;
- lorsque vous considérez que ces dernières doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.
Le droit à la limitation
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles notamment dans les cas suivants :
- lorsque vous considérez que les données personnelles traitées sont inexactes, le traitement de vos données sera limité le temps d’en vérifier l’exactitude ;
- lorsque nous n’avons plus besoin de traiter vos données personnelles mais que celles-ci nous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
- lorsque vous vous opposez à un traitement de vos données personnelles qui serait fondé sur l’intérêt légitime d’Aptic, le traitement de vos données sera limité le temps d’examiner l’exactitude de votre demande.
Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas nous traitions vos données personnelles, sans toutefois exiger que celles-ci soient intégralement effacées, vous disposez du droit de demander la limitation du traitement de ces données.
Le droit d’opposition
Vous pouvez à tout moment vous opposer à notre traitement de vos données personnelles pour des raisons légitimes tenant à votre situation particulière.
Nous pouvons toutefois refuser de faire droit à votre opposition notamment lorsque le traitement est justifié par des motifs légitimes et impérieux, imposé par une obligation légale ou nécessaire à la constatation, l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.
L’exercice du droit d’opposition ne vaut que pour l’avenir et ne remet pas en cause la licéité de notre traitement effectué préalablement.
Le droit de décider du sort de vos données après votre décès
Vous disposez du droit de décider du sort de vos données personnelles après votre décès, par la communication de directives que le Cabinet s’engage à respecter. Ces directives sont susceptibles de porter notamment sur l’effacement et la conservation de ces données personnelles, par le biais de la désignation d’un tiers de confiance chargé de veiller à leur bonne exécution.
Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Si malgré toute les mesures de protection de la vie privée et des données personnelles vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous avez le droit de contester nos pratiques auprès de toute autorité de contrôle compétente et en particulier auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Contacts, retour et réclamations
Si vous souhaitez que nous modifions ou retirer tout ou partie de vos données à caractère personnelle, il suffit de contacter le salarié Aptic avec lequel vous avez eu un échange.
Vous pouvez également contacter notre délégué à la protection des données afin d’exercer quelconques des droits mentionnées ci-dessus :
- donnees@cabinet-aptic.fr
- par voie postale APTIC, a l’attention du DPO, 37 rue de Châteaudun 75009 Paris.
Modification de cette politique de confidentialité et de protection des données personnelles.
Nous pouvons être amenés à modifier cette politique pour des raisons légales, règlementaires ou en cas de modification des finalités ci-énoncées.
Lorsque cela est nécessaire, nous vous informerons des modifications ou changements significatifs apportés à la présente politique de confidentialité.
Dans le cas de changements non significatif, la date de dernière mise à jour sera modifié à la présente politique de confidentialité
En tout état de cause, nous vous remercions de bien vouloir consulter périodiquement cette politique.
